Dokumentace / návody bez potvrzení

1. VYTVOŘENÍ DOKUMENTU/SMĚRNICE

1.1. Otevřete modul „Dokumenty a návody bez potvrzení“.

Nové možnosti odesílání dokumentu zaměstnancům

Systém nyní podporuje rozšířené možnosti distribuce sdělení zaměstnancům:

E-mailová notifikace
Pokud má zaměstnanec uvedenou svou e-mailovou adresu v aplikaci Jobka, je možné mu sdělení doručit také formou e-mailu.

SMS zpráva

Nově lze sdělení odeslat i formou SMS.
Pro aktivaci této funkce a konfiguraci rozesílání SMS kontaktujte svého obchodního zástupce, který Vám poskytne veškeré informace k nastavení.

Poslat i Emailem:

Poslat i SMS zprávou: 

2. Klikněte na tlačítko „Nové“ pro založení nového sdělení.

3. Do pole „Název“ zadejte název dokumentu.

4. Do pole „Sdělení“ napište text k danému dokumentu. 

5. Nastavte datum expirace, tedy den, kdy přestane být dokument viditelný v mobilní aplikaci.

6. Klikněte na tlačítko „Změnit“ pro vložení přílohy (max. velikost 10 MB).formátech PNG, JPG, nebo PDF o maximální velikosti 10 MB.

Vkládání více příloh je možné v dalším kroku v rozpracovaném sdělení.

Přidat a odebrání další přílohy:

7.Kliknutím na tlačítko "Nová" můžete přidat další přílohu.

8. Odebrání přílohy

Všechny přílohy lze odstranit kliknutím na ikonku koše v pravém horním rohu nebo kliknutím na tlačítko ''Odstranit'', tímto krokem odstraníte pouze jednu vybranou přílohu.

9.. Kliknutím na tlačítko "Nová" vyvoláte menu kde můžete přidat další přílohu.

10. Přidání přílohy v jiném jazyce -(pouze pokud je aplikace vícejazyčná)

 Zde vyberete v jakém jazyce chcete přílohu přidat. 

JAK CÍLIT DOKUMENT NA ZAMĚSTNANCE A SKUPINY

Po uložení dokumentu se zobrazí pole „Příjemci“.

1. Pole příjemci:
Pokud necháte pole „Příjemci“ nevyplněné, bude sdělení publikováno pro všechny zaměstnance.

Pokud chcete cílit sdělení na konkrétní skupinu nebo jednotlivce, klikněte do pole „Příjemci“, vyberte požadovanou skupinu nebo jednotlivce a následně klikněte na tlačítko „Přidat“.

2. Chybný výběr odstraníte kliknutím na ikonku mínus vpravo u jména/skupiny.

PUBLIKACE A PLÁNOVÁNÍ SDĚLENÍ

1. Pro okamžité zveřejnění klikněte na tlačítko „Publikovat“.

2. Pokud chcete sdělení naplánovat na konkrétní datum, klikněte na tlačítko „Naplánovat“.

Zvolte datum publikace a případně i datum, kdy má být sdělení automaticky odstraněno.

Zde zvolte datum publikace a případně i datum, kdy má být dokument automaticky odstraněn.

ÚPRAVA PO ZVEŘEJNĚNÍ/ULOŽENÍ

1. Klikněte na název dokumentu, který chcete upravit.

2. V dolní části stránky vyberete překlad jazyka (modrý název/název sdělení), který chcete upravit.

3. Ve spodní části klikněte na „Upravit“. Pokud je sdělení již zveřejněno, objeví se varovná hláška. Potvrďte ji stisknutím „Ano“.

4. Upravte sdělení dle potřeby a klikněte na „Uložit“.

Pokud je sdělení již zveřejněno, objeví se okno k potvrzení. Potvrďte ji stisknutím „Ano“.

7. Jednotlivá tlačítka:

7.1. Publikování: Klikněte na tlačítko „Publikovat“ pro zveřejnění dokumentu v mobilní aplikaci.

7.2. Naplánování: Tlačítko „Naplánovat“ umožní nastavit datum plánované publikace a datum expirace dokumentu.

7.3. Kopírování: Tlačítko „Kopírovat“ vytvoří duplicitu právě otevřeného dokumentu.

7.4. Odstranění: Tlačítko „Odstranit“ odstraní dokument jak z mobilní aplikace, tak z webové administrace.

7.5. Zpět: Tlačítko „Zpět“ vás vrátí na historii vytvořených dokumentů a nabídne možnost vytvořit nový dokument.

JAK PŘELOŽIT SDĚLENÍ DO JINÝCH JAZYKŮ

1. Manuální překlad: Klikněte na „Nový“ pro manuální překlad. Vyplňte název a text dokumentu/směrnice a vyberte jazyk, do kterého text překládáte.

2. Uložte překlad kliknutím na tlačítko „Uložit“.

3. Mezi překlady už můžete vidět váš přidaný jazyk.

Automatický překlad sdělení : Pokud máte vícejazyčnou JOBku, můžete přidat překlad pomocí funkce „Automaticky přeložit“.

Zvolte jazyk, do kterého chcete přeložit text, vyberte jazyk a klikněte na „Přeložit“.

JAK UPRAVIT DATUM EXPIRACE PO PUBLIKACI

1. Klikněte na název sdělení.

2. Klikněte na tlačítko „Naplánovat“. Zde upravíte datum a čas expirace a Uložte. 

3. Po kliknutí na tlačítko ''Uložit'' se objeví banner k potvrzení naplánování. Kliknete na tlačítko ''Ano''.

4. Po potvrzení se změní datum expirace u daného sdělení. 

Sledování stavu přečtení sdělení

U každého vytvořeného sdělení lze zpětně ověřit, kolik zaměstnanců si sdělení přečetlo

Klikněte na modrý odkaz „Více informací“ u příslušného sdělení. Zobrazí se přehled s následujícími možnostmi:

• Počet přečtení sdělení.

• Vyhledávání podle osobního čísla zaměstnance.

• Vyhledávání podle jména a příjmení.

• Filtrování podle stavu: Přečteno / Nepřečteno.

Tato funkce umožňuje efektivní kontrolu distribuce informací a ověření, kteří zaměstnanci byli se sdělením seznámeni.

Tlačítko „Znovu odeslat notifikaci“

U každého sdělení je k dispozici možnost opětovného odeslání notifikace zaměstnancům.

Tlačítko umožňuje:

• Odeslat notifikaci pouze zaměstnancům, kteří sdělení dosud nepřečetli.

• Odeslat notifikaci všem zaměstnancům, kterým bylo sdělení původně určeno.